Sabana de datos en excel: Tutorial: Importar datos a Excel y Crear un modelo de datos

Base de Datos en Excel

El correcto análisis de la información inicia con la gestión de una base de datos organizada y con información relevante para tu emprendimiento, el trabajo o profesión que estés desempeñando. Una base de datos nos va a permitir gestionar la información relevante y consultarla para acceder a la información rápidamente, con el fin de nutrir las diferentes áreas de la empresa o de tu emprendimiento.

Y es que una empresa, emprendimiento o área de trabajo sin base de datos tendrá muchos problemas para acceder a la información de sus clientes, ventas, proveedores o cualquier otra área de la empresa. Es por esta razón que hoy queremos enseñarte como hacer una base de datos en Excel para que puedas gestionar toda la información y llevarla a otro nivel.

Qué es y para qué usar una base de datos

La base de datos en Excel, es una herramienta que podemos utilizar para gestionar la información, mantenerla ordenada y estructurada, con el fin de que podamos encontrar los datos de manera fácil, y además, podemos adaptarlas a nuestros objetivos y necesidades.

Por ejemplo, puedes usar una base de datos para registrar la asistencia en clase de tus alumnos, en el caso de que tu profesión sea la de enseñar. Puedes tener una base de datos personal con funciones que te permitan almacenar contactos, teléfonos, email, etc.

También podemos usarla para llevar un registro de los libros leídos, no leídos, pendientes de comprar, etc. Otro de los usos que le puedes dar a una base de datos es para medir o hacer un seguimiento a tu estado físico o de salud, podrás registrar los avances que tienes cada semana o cada cierto periodo de tiempo.

Y si nos vamos a un plano más profesional o laboral, las bases de datos siempre las vamos a poder utilizar para tener registro de nuestros clientes con datos importantes como valores de compras, reservas, fechas, ciudad, etc. Además, podemos utilizar una base de datos para organizar nuestro trabajo, controlar horarios y turnos laborales e incluso controlar y gestionar el inventario o el stock de los almacenes.

Como podemos observar, si tenemos una base de datos podemos gestionar la información de casi cualquier cosa que deseemos, ya que su importancia radica en que puedes:

• • Acceder a la información rápidamente.
  • Ingresar información.
  • Estructurar la información.
  • Darle acceso a varios usuarios para que puedan acceder a la misma información.
  • Y depurar, agregar o eliminar información (Mantenimiento).
  • Entre otras funcionalidades que irás descubriendo a medida que vayas implementando una base de datos en Excel.

Ventajas y desventajas de crear una base de datos en Excel

¿Qué tan buena es la idea de crear una base de datos en Excel?, veamos algunas ventajas y desventajas que debes considerar al trabajar tus bases de datos con Microsoft Excel.

Ventajas de las base de datos en Excel

• Una de las ventajas de hacer una base de datos en Excel es la facilidad con que puedes organizar y estructurar la información. Además, podrás buscar y filtrar la información, lo cual, facilita encontrar los datos que necesitas de manera rápida.
• Otra de las ventajas que tienes, es la posibilidad de trabajar en la nube. Si tienes el archivo en One Drive puedes hacer que varias personas puedan trabajar con la misma base de datos. Por lo cual, podrán ver toda la información y editarla al mismo tiempo.
• Si ya cuentas con el programa de Microsoft Excel no tendrás que comprar y gastar dinero extra en otras plataformas.

Desventajas de las bases de datos en Excel

• Dentro de las desventajas encontramos que la automatización de los procesos se debe hacer de forma manual, por lo menos en un principio y esto puede tomarte un poco de tiempo a ti o a tu equipo. Así mismo, al ser editable es posible que se puedan cometer errores humanos, sobre todo cuando compartimos la base de datos en la nube.
• Otra de las desventajas que encontramos, es que debes saber al menos un mínimo del funcionamiento de la herramienta de Excel, de lo contrario se te va a dificultar bastante la manipulación de la base de datos en Excel.

Elementos de la base de Datos

Antes de ver cómo crear una base de datos en Excel, analicemos primero, cuáles serían esos posibles elementos que no deberían faltar en nuestra base de datos y empecemos por el elemento principal, el cual le dará forma a la base de datos.

• Las tablas. Este formato podemos aplicarlo a un determinado rango de celdas con el fin de que tengan relación entre sí. Recordemos que una tabla tiene dos componentes, las columnas y las filas. En las columnas podemos colocar el tipo de información que se desea gestionar y en las filas introducir los registros individuales, es decir la información.
• El identificador o llave primaria. Tener un identificador único en cada fila, un número de serie, el número de identificación o un código, son opciones que se pueden considerar para organizar nuestra base de datos.
• Consultas. Esta es una de las funciones más útiles de Excel y la cual, nos permite buscar y relacionar la información de diferentes tablas o distintas bases de datos.
• Filtros. Es una de los elementos más fáciles de usar y más útiles al trabajar una base de datos en Excel.
• Macros y Módulos. Si quieres ir un poco más avanzado, estos elementos te ayudarán a potenciar tus bases de datos en Excel, optimizar y automatizar las consultas que desees hacer.

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Cómo crear y usar una base de datos en Excel

Si vas a crear una base de datos en Excel lo primero que debes tener en cuenta, es saber o identificar que datos tendrá la tabla y por consiguiente cuantas columnas necesitaremos, esto dependerá mucho del uso o la temática para la cual se quiere construir la base de datos. Por ejemplo, en el caso de llevar registros de ventas, podemos seleccionar datos como: Fecha, número de identificación, nombre, concepto, forma de pago, importe, IVA, total.

Esto nos permitirá filtrar rápidamente la información y validar cuales fueron las ventas de determinado día, las compras que ha realizado un determinado cliente o cual es el método de pago más usado en nuestro negocio.

En el caso de crear una base de datos de clientes, podemos añadir al ejemplo anterior datos como el número de teléfono, dirección, nombre de la empresa, etc. Podemos agregar o solicitar datos tanto como necesitemos y así tener una base de datos mucho más completa.

Veamos entonces, cómo crear una base de datos en Excel que te permita organizar la información que quieras y usarla de manera dinámica y sin ningún contratiempo.

Crear una base de datos en Excel

Crear una base de datos es tan sencillo como crear un documento en Excel, solo tendrías que hacer lo siguiente:

• • Crear un documento o libro en Excel.
  • En la hoja de Excel que puedes nombrar (Registros o de cualquier otra manera) puedes crear una tabla de datos.
  • Agrega encabezados o títulos para organizar la información
  • Crea filtros para esa tabla de datos.
  • Agrega fórmulas de Excel.
  • Y crea los registros en cada una de las filas.

Recuerda que puedes hacer tu propia base de datos en Excel con la información que necesites y no necesariamente con la que aquí te estamos mostrando. Los valores, datos y pasos, son solo para ilustrar cómo se puede crear una base de datos en Excel.

Ahora, si necesitas crear una base de datos y ver el paso a paso, te compartimos el siguiente instructivo que te dirá cómo hacerla.

Personaliza tu base de datos

Antes de pasar a personalizar la base de datos, debemos tener claro, que lo primero que hay que hacer, es identificar los datos que tendrán nuestra tabla y posteriormente a ello, vamos a crear una tabla de datos en Excel. Para el ejemplo, vamos a continuar con nuestro primer ejercicio, donde hemos sacado una tabla de datos con valores y datos que corresponden a una base de datos de ventas, valga la redundancia.

Una vez que hayas creado los campos, puedes ir colocando los diferentes datos en cada columna e ir personalizando tu base de datos. Es decir, que puedes darle formato y colocar los títulos o encabezados más grandes, darle color, negrita, etc.

De igual manera, puedes ir rellenando tu hoja de Excel sin ningún tipo de límite. Sin embargo, es importante que los campos coincidan con los encabezados de cada columna, al momento de diligenciarlos. Esto es muy importante con el fin de mantener organizada la información y poderla filtrar de manera adecuada.

Una opción muy útil para mantener la información organizada, es poder utilizar la lista desplegable. Esto es algo muy fácil de usar, cuando vayas a llenar una nueva fila puedes hacer clic derecho en la casilla correspondiente y escoges la opción elegir de la lista desplegable. Aquí se te mostrarán todas las opciones disponibles que hay específicamente en esa columna y te ayudará a minimizar los posibles errores que se pueden presentar al crear una base de datos en Excel.

Crear Filtros

Luego de crear nuestra tabla de datos e ingresar algunos datos, podemos crear filtros para buscar algo concreto en nuestra base de datos. Por ejemplo, para nuestro ejemplo, podemos filtrar las ventas que hayamos generado, por fecha, por número de identificación, nombre, productos, etc.

Para crear los filtros debemos:

• Seleccionar los encabezados o títulos de nuestra base de datos
• Vamos al menú de Inicio
• Buscamos la opción de ordenar y filtrar – filtro

Una vez que damos clic en filtro se nos va a crear en cada columna una flecha, la cual, si seleccionamos y damos clic en ella, nos va a permitir elegir la opción que queremos consultar de nuestra base de datos.

Búsquedas avanzadas en la base de datos de Excel

El ejemplo que hemos estado trabajando, es un ejemplo sencillo, de hecho ninguna base de datos en Excel va a tener esa cantidad de registros. Normalmente las bases de datos tienen montones o miles de registros y allí puede dificultarse un poco más la búsqueda de datos. En ese caso, podemos recurrir a una súper herramienta que nos brinda Excel y es el BUSCARV de Excel.

La fórmula BUSCARV de Excel te va a facilitar la búsqueda de información en tu base de datos en Excel de una manera fácil y rápida, con esta función de Excel tendrás la información que solicitas casi que al instante. Te invito a que des clic en el siguiente enlace

👉 Cómo usar BUSCARV en Excel

Y conozcas una de las funciones más importantes en todo el Excel y la cual te ayudará a potenciar tu base de datos sin importar la cantidad de registros que tengas.

Esperamos que este paso a paso de cómo crear una base de datos en Excel sea de gran ayuda para ti. 

Recuerda también que si deseas aprender Excel puedes hacerlo a través de nuestro curso, en el cual te enseñaremos Excel desde lo básico hasta lo avanzado. Puedes ingresar directamente aquí 👉 Curso de Excel

Base de datos en Excel • Excel Total

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.

Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

Diseño de bases de datos en Excel

Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar adecuadamente la información.

Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de datos.

Paso 1: Identificar las tablas de la base de datos

Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:

Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.

Paso 2: Determinar los campos de las tablas

Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la tabla.

Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará definida de la siguiente manera:

Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas empresas o negocios tendrán interés  en capturar más información sobre sus clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los mostrados en el ejemplo anterior.

Paso 3: Identificar la llave primaria de cada tabla

Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.

En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.

Paso 4: Identificar las relaciones entre tablas

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.

De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente en ambas tablas.

Paso 5: Identificar datos repetidos en tablas

Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones adecuadas para evitarlos.

Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.

Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:

De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una orden, por ejemplo:

Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago. Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:

Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de la siguiente manera:

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

• Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
• Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)

Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS)

Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.

El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene contacto directo con los datos.

Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.

Excel no es un DBMS

Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente en la aplicación.

Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar nuestros datos son las siguientes:

• Solo un usuario puede acceder a la información al mismo tiempo.
• Excel comenzará a ponerse lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
• No es posible establecer un nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de ciertos usuarios.

Conclusión

La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.